Remplir le calendrier CFA d'un apprenti avec l'aide de l'IA (OCR)

À ce jour, il n'existe pas de fonction qui remplit seule et sans contrôle le calendrier d'alternance d'un apprenti, et cette fonctionnalité n'est réservée à aucun forfait particulier (aucune restriction liée à un forfait n'existe sur cette fonction). Ce qui existe réellement : un import assisté par IA (lecture automatique d'une photo ou d'un PDF du planning transmis par le CFA), qui pré-remplit le calendrier et vous laisse toujours vérifier et valider avant tout enregistrement.

Prérequis

• Rôle RH ou Administrateur. La page Congés > Administration > Calendrier alternance n'apparaît dans le menu que pour ces rôles. Manager et Directeur peuvent, via un accès direct par URL, consulter un calendrier existant en lecture, mais ne peuvent ni le créer, ni lancer un import IA, ni enregistrer une modification : ces trois actions sont refusées côté serveur hors RH/Administrateur.
• L'apprenti doit avoir le Type de contrat = Alternance / Apprentissage sur sa fiche employé (profile_type = APPRENTICE) : sans ce réglage, il n'apparaît pas dans la liste de création de calendrier.
• Un calendrier d'alternance déjà créé pour l'apprenti, sur la bonne année scolaire (voir étape 1 sinon).
• Le document du CFA à importer : photo nette ou PDF, formats PNG, JPEG ou PDF uniquement, 10 Mo maximum.

Étapes

1. Créer le calendrier (si ce n'est pas déjà fait)

1. Aller sur Congés > Administration > Calendrier alternance (/dashboard/leaves/apprentice).
2. Cliquer Nouveau calendrier (bouton visible uniquement RH/Administrateur).
3. Sélectionner l'apprenti (seuls les employés au profil Apprenti apparaissent dans la liste), renseigner l'École / CFA, la Formation (facultatif), les dates de contrat et l'année scolaire.
4. Cliquer Créer le calendrier : une grille de 52 semaines est créée pour l'année scolaire choisie.

2. Importer le planning du CFA via l'IA (OCR)

1. Sélectionner l'apprenti concerné dans la liste en haut de page.
2. Cliquer Importer (photo/PDF) (bouton visible uniquement RH/Administrateur).
3. Choisir une photo (PNG/JPEG) ou un PDF du planning transmis par le CFA.
4. L'IA analyse le document et détecte les semaines par type : Entreprise, École, Vacances, Examen.
5. Les semaines détectées se chargent directement dans la grille du calendrier — rien n'est encore enregistré à ce stade.
6. Un message indique le nombre de semaines détectées (ex. « 12 semaines détectées — vérifie puis enregistre »). Si aucune semaine n'est détectée, un message invite à réessayer avec une photo plus nette ou à saisir les semaines manuellement.

3. Vérifier puis enregistrer

1. Relire la grille semaine par semaine : chaque case colorée correspond au type détecté par l'IA.
2. Corriger toute semaine mal détectée en cliquant dessus, ou utiliser le mode Edition multiple pour resélectionner plusieurs semaines d'un coup.
3. Cliquer Sauvegarder. Tant que ce bouton n'a pas été cliqué, rien n'est écrit en base : l'import OCR n'est qu'une prévisualisation. Seuls RH et Administrateur peuvent effectivement enregistrer (voir Pièges courants pour Manager/Directeur).

Alternative : import CSV

• Le bouton Importer CSV (dans la grille, visible Manager/Directeur/RH/Administrateur) charge un fichier local au même format que celui produit par Exporter : 4 colonnes Semaine,Debut,Fin,Lieu, la colonne Lieu attendant un libellé en toutes lettres (Entreprise / Ecole / Vacances / Examen). Les lignes qui ne correspondent pas exactement à l'un de ces libellés sont ignorées sans message d'erreur. Cet import reste local à la page : rien n'est envoyé au serveur tant que Sauvegarder n'est pas cliqué.
• Le bouton Exporter télécharge le calendrier affiché au format CSV (colonnes Semaine,Debut,Fin,Lieu) — cet écran ne propose pas d'export au format ICS.

Pourquoi une vérification manuelle reste nécessaire

• L'IA ne fait que proposer une lecture du document : elle ne modifie jamais directement le calendrier déjà enregistré. C'est vous qui validez en cliquant sur Sauvegarder.
• Le moteur n'invente jamais une semaine qu'il n'a pas identifiée avec certitude dans le document : un calendrier partiellement rempli vaut mieux qu'une semaine incorrecte.
• Un document mal cadré ou de mauvaise qualité peut décaler des périodes (par exemple une semaine d'examens de mai lue comme si elle était en juin). Comparez toujours la grille pré-remplie au document source avant d'enregistrer.