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Configurer et gérer le pot commun

Administrer le pot commun de solidarité

Prérequis

  • Rôle Ressources Humaines ou Administrateur pour un accès fonctionnel complet (lecture et écriture). Le lien Admin Pot commun n'apparaît dans le menu que pour ces deux rôles.
  • Un Directeur peut ouvrir l'URL /dashboard/pool/admin directement (la page ne le redirige pas), mais le lien n'est pas visible dans son menu et le serveur refuse toutes les actions réservées RH/Admin (configuration, mouvements, demandes, audit, dépôt, retrait) : la page lui apparaît vide ou incorrecte (voir Pièges courants).
  • Le module Pot commun doit être initialisé côté base de données. Si un message « Le module Pot commun n'est pas encore initialisé » apparaît, contacter le support technique.

Étapes

1. Configurer le pot
  1. Aller sur Congés > Administration > Admin Pot commun (/dashboard/pool/admin).
  2. Cliquer sur Configuration en haut à droite.
  3. Activer un ou plusieurs modes d'alimentation :
    • Transfert manuel RH : la RH peut déposer des jours depuis les comptes employés.
    • Migration auto N-1 + dons employés : les jours N-1 non reportés et les dons des employés alimentent automatiquement le pot.
  4. Définir le Plafond annuel de dons par employé (jours) — 5 jours par défaut. Ce plafond se calcule par année civile (remise à zéro au 1er janvier).
  5. Activer ou non Solde visible par les employés pour que le solde global du pot soit affiché aux employés non-RH (sinon il reste masqué pour eux).
  6. Cliquer Enregistrer.

Les deux modes sont combinables. Sans aucun mode actif, le pot n'est pas utilisable par les employés (écran vide côté employé) et une alerte « Aucun mode d'alimentation actif » s'affiche en haut de la page admin.

2. Déposer des jours dans le pot
  1. Cliquer Dépôt.
  2. Choisir la Source : Solde employé, N-1 non reporté ou Attribution RH.
  3. Sélectionner l'Employé source dans la liste.
  4. Saisir le Nombre de jours (pas de 0,5 jour).
  5. Renseigner un Motif (optionnel pour un dépôt).
  6. Cliquer Déposer.

Le dépôt débite le solde de l'employé source (leave_balance crédité existant) et crédite le pot commun. Aucun jour n'est jamais généré : seuls des jours déjà crédités peuvent être transférés.

3. Attribuer des jours à un bénéficiaire
  1. Cliquer Retrait.
  2. Sélectionner l'Employé bénéficiaire.
  3. Saisir le Nombre de jours (le solde disponible dans le pot est rappelé dans le modal).
  4. Renseigner un Motif.
  5. Cliquer Attribuer.

Ce retrait crédite directement le solde de congés du bénéficiaire (source POOL_GRANT) et débite le pot d'autant.

4. Traiter une demande de bénéfice
  1. Ouvrir l'onglet Demandes (badge rouge = nombre de demandes en attente).
  2. Chaque demande affiche le demandeur, le nombre de jours et la date. Cliquer Examiner sur une demande En attente.
  3. Le modal affiche le motif déchiffré de l'employé, le solde du pot disponible.
  4. Ajouter un commentaire RH (optionnel).
  5. Cliquer Approuver (le retrait vers le bénéficiaire se fait automatiquement) ou Refuser.

Le statut passe de PENDING à APPROVED ou REJECTED. Une demande refusée ou approuvée est définitive ; l'employé doit soumettre une nouvelle demande si besoin.

5. Suivre les mouvements et l'audit
  • Onglet Mouvements : tableau complet des crédits/débits (type, source, jours, motif, date).
  • Onglet Audit : journal des actions (DEPOSIT, WITHDRAW, REQUEST_*, APPROVE, REJECT, CONFIG_UPDATE) avec rôle de l'acteur et horodatage.
  • Les 4 cartes en haut de la page (Solde actuel, Total crédité, Total débité, Demandes en attente) donnent une vue d'ensemble en temps réel.
Pièges courants
  • Le plafond de dons est annuel civil, pas glissant : un employé qui a donné 5 jours en décembre peut redonner dès le 1er janvier suivant.
  • Une demande de bénéfice exige un motif (champ obligatoire côté employé) ; un don ou un dépôt peut être fait sans motif.
  • Les motifs et commentaires sont chiffrés (AES-256-GCM) en base ; ils ne sont lisibles en clair que dans le modal Examiner (côté admin) ou par le demandeur lui-même.
  • La table de solde du pot est unique par entreprise : il n'existe qu'un seul solde global, pas de sous-pots par direction.
  • Si aucun mode n'est activé, la page employé du pot commun reste vide et l'admin voit une alerte de configuration — pas d'erreur bloquante, juste un pot inutilisable.
  • Le mode Transfert manuel RH est désactivé par défaut : sans activation, les boutons Dépôt/Retrait échouent côté serveur même si l'admin les utilise.
  • Un directeur peut ouvrir la page admin (/dashboard/pool/admin, pas de redirection) mais le serveur bloque aussi bien la lecture réservée RH/Admin (configuration, mouvements, demandes, audit) que les actions d'écriture (dépôt, retrait, traitement de demande) : les onglets Mouvements, Demandes et Audit, ainsi que les badges de configuration, restent vides ou affichent « Inactif » par défaut, sans message d'erreur explicite — seules les cartes Solde actuel / Total crédité / Total débité restent alimentées. Ces droits restent réservés aux rôles RH (hr) et Administrateur (system_admin). Le lien Admin Pot commun n'apparaît d'ailleurs pas dans le menu d'un directeur.
Liens utiles

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