ManageMate GroupEspace Client
DocumentationSe connecterCréer un compte

Ajuster manuellement un solde de congés

Comment la RH effectue un ajustement positif ou négatif sur un solde de congé (correction, prime, transfert)

Prérequis

  • Rôle Ressources Humaines ou Administrateur.
  • L'utilisateur cible doit déjà avoir un solde du type concerné (créé automatiquement après la première acquisition).

Étapes

  1. Aller sur Congés > Soldes (/dashboard/leaves/balances).
  2. Sélectionner l'onglet Équipe.
  3. Rechercher l'employé par nom, email ou direction.
  4. Localiser la ligne du Type de congé à ajuster pour cet employé.
  5. Cliquer sur l'icône d'édition (crayon) ou sur Ajuster dans la colonne actions.
  6. Dans le modal Ajuster le solde :
    • Montant : valeur positive (créditer) ou négative (débiter). Précision : 0.5 jour.
    • Motif : champ obligatoire (ex : Régularisation accord prolongation 2025, Don de jours à X). Le motif est enregistré dans l'historique et visible dans l'audit log.
  7. Cliquer Enregistrer.
  8. Le nouveau solde apparaît immédiatement avec la trace dans l'historique (visible en cliquant sur la carte).

Cas particulier : transfert entre employés

Pour un don de jours :

  1. Effectuer un ajustement négatif sur le donneur (motif : Don de jours à NOM).
  2. Effectuer un ajustement positif équivalent sur le bénéficiaire (motif : Don reçu de NOM).
  3. Conserver les deux références pour cohérence audit.
Pièges courants
  • L'ajustement n'est pas rétroactif sur les demandes déjà soumises. Si l'employé a une demande en attente qui dépassait le solde, l'approbation devient possible après ajustement mais le calcul historique de la demande reste intact.
  • Le motif est obligatoire : un champ vide bloque la sauvegarde. Préciser la raison pour la traçabilité.
  • Les ajustements sont traçables dans Admin > Audit mais pas dans le calendrier de l'employé.
  • Pour modifier en masse plusieurs employés (ex : prime exceptionnelle), passer par l'API ou un script — pas d'interface batch dans l'UI.
  • Un solde négatif après ajustement est autorisé mais déclenche une alerte sur la carte de solde. À éviter sauf cas spécifique (prêt de jours, etc.).
  • Les ajustements n'envoient pas de notification automatique à l'employé. Penser à le prévenir par email/Teams en parallèle.
Liens utiles

Cet article fait partie du Guide Manager & RH — version PDF complète