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Créer un employé

Comment ajouter un nouvel employé avec son rôle, son équipe et son profil horaire

Prérequis

  • Rôle Ressources Humaines ou Administrateur.
  • Si possible, avoir déjà créé : la direction, l'équipe, le site, le profil horaire et le profil de pointage à affecter.

Étapes

  1. Aller sur Employés (/dashboard/employees).
  2. Cliquer + Ajouter un employé en haut à droite.
  3. Dans le modal Nouvel employé, renseigner :
    • Prénom (obligatoire).
    • Nom (obligatoire).
    • Email (obligatoire, format [email protected]). Sert d'identifiant de connexion.
    • Rôle : Collaborateur (employee), Manager, Directeur, Ressources Humaines, Super Admin, Temporaire, Stagiaire, Apprenti.
    • Type de contrat : CDI, CDD, Alternance / Apprentissage, Stage, Intérim.
    • Direction : déroulant, Aucune direction possible.
    • Équipe : déroulant filtré par direction choisie. Sélectionner une équipe pré-remplit sa direction.
    • Site : facultatif.
    • Profil horaire : optionnel, par défaut base 35h.
    • Profil de pointage : si non choisi, toutes les méthodes sont autorisées.
    • Mot de passe (optionnel) : si vide, un mot de passe aléatoire est généré et envoyé par email.
  4. Cliquer Ajouter. L'employé apparaît dans la liste avec le badge Actif.
  5. Un email d'invitation est envoyé automatiquement (sous réserve SMTP configuré).

Compléter la fiche après création

Pour les données personnelles sensibles (DCP) — numéro de sécurité sociale, date de naissance, etc. — cliquer sur l'employé puis Modifier. Ces champs sont chiffrés en base conformément au RGPD (visible dans une zone ambre signalée Données personnelles sensibles).

Voir modifier-employe pour le détail.

Pièges courants
  • L'email doit être unique dans le tenant. Tentative avec un email déjà utilisé : toast Email déjà existant.
  • Le matricule n'est pas demandé à la création — il est auto-généré si non saisi en édition.
  • Sélectionner une équipe force la direction parente. Désynchronisation impossible.
  • Le mot de passe auto-généré n'est affiché qu'une fois dans l'email d'invitation. Si l'email n'arrive pas (SMTP cassé), passer par la réinitialisation.
  • Un nouveau collaborateur sans profil horaire est traité par défaut en 35h — risque d'écart si contrat différent.
  • Créer un compte avec un rôle élevé (Super Admin) doit être audité : ce rôle a tous les droits sur le tenant.
  • L'employé créé apparaît immédiatement dans le module pointage avec toutes les méthodes autorisées tant qu'aucun profil de pointage n'est assigné.
Liens utiles

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