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Désactiver ou supprimer un employé

Comment désactiver proprement un employé (départ) ou le supprimer définitivement

Prérequis

  • Rôle Ressources Humaines ou Administrateur.
  • Pour un offboarding propre : le solde de tout compte doit être traité (DSN fin de contrat, dernière paie).

Désactiver (recommandé)

La désactivation est réversible et conserve l'historique complet (pointages, congés, bulletins).

  1. Aller sur Employés (/dashboard/employees).
  2. Rechercher l'employé.
  3. Cliquer sur l'icône crayon, puis dans le modal, basculer Statut sur Inactif.
  4. Cliquer Enregistrer.
  5. L'employé apparaît avec un badge rouge Inactif. Son compte est immédiatement déconnecté et la reconnexion bloquée.
  6. Pour réactiver : même procédure, basculer sur Actif.

Supprimer (action sensible)

La suppression est définitive et libère l'email pour réutilisation. Privilégier la désactivation sauf cas explicite (RGPD : droit à l'effacement).

  1. Aller sur Employés, rechercher l'employé.
  2. Cliquer sur l'icône poubelle de la ligne.
  3. Modal de confirmation : taper le nom complet de l'employé pour confirmer (anti-erreur).
  4. Cliquer Supprimer définitivement.
  5. L'employé disparaît de la liste.
Comportement de la suppression
  • Conservés : pointages, bulletins de paie, demandes de congé (archivés sous l'identifiant interne pour audit légal).
  • Anonymisés : nom, email, données DCP (remplacés par [Anonymisé]).
  • Supprimés : préférences, sessions actives, notifications.

Cas particuliers

Manager d'une équipe

Avant désactivation, réaffecter ses équipes à un autre manager :

  1. Aller sur Équipes.
  2. Pour chaque équipe gérée par l'employé partant, ouvrir et changer le Manager.
Approbateur de congés

Vérifier qu'aucune demande de congé n'est en attente d'approbation par cet employé. Le cas échéant, la délégation manuelle est requise.

Pièges courants
  • Désactiver un employé en cours de période de paie ouverte n'empêche pas la génération de son bulletin du mois — finir la paie d'abord.
  • La suppression ne supprime pas les données chiffrées côté backups — purgées au cycle de rétention (~6 ans légal France).
  • Un employé désactivé n'apparaît plus dans les calendriers d'équipe ni les rapports actifs, mais reste visible dans les rapports historiques.
  • Si l'employé est directeur de direction, la désactivation laisse le champ vide — réaffecter avant.
  • Les badges (NFC, PIN, QR) liés sont automatiquement désactivés à la désactivation de l'employé.
  • L'audit log conserve toutes les actions de l'employé même après suppression (identifiant technique).
Liens utiles

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