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Consulter le registre du personnel

Comment consulter et exporter le registre du personnel légalement obligatoire

Prérequis

  • Rôle Ressources Humaines ou Administrateur.
  • Article L1221-13 du Code du travail : tenue obligatoire pour toute entreprise française dès le 1er salarié.

Contenu du registre

Le registre HRTime liste l'ensemble du personnel avec :

  • Nom, prénom, genre.
  • Nationalité, date de naissance.
  • Numéro d'ordre d'embauche (auto-incrémenté).
  • Date d'embauche.
  • Type de contrat (CDI, CDD, Stage, Apprentissage, Intérim).
  • Date de sortie (le cas échéant), motif de sortie.
  • Emploi occupé / qualification.

Étapes

  1. Aller sur Employés > Registre du personnel (/dashboard/employees/personnel-register).
  2. Le registre charge automatiquement la liste des entrées actives.
  3. Filtrer / rechercher via la barre de recherche (nom, prénom).
  4. Onglets disponibles :
    • Registre actuel : tous les employés présents.
    • Historique : entrées/sorties datées (cliquer pour charger).

Exporter

  • Imprimer (icône imprimante) : ouvre la version mise en page A4, prête à signer.
  • Télécharger PDF : fichier signé numériquement si le module signature est actif.
  • Télécharger Excel : feuille de calcul à transmettre en cas de contrôle inspection du travail.
Pièges courants
  • Le registre est alimenté automatiquement à chaque création/désactivation d'employé. Pas de saisie manuelle.
  • En cas d'incohérence (employé absent du registre), vérifier que la fiche employé a bien une date d'embauche renseignée.
  • Le registre ne peut pas être modifié : c'est un journal légal. Les corrections passent par la modification de la fiche employé puis régénération.
  • L'export PDF inclut un horodatage et un identifiant de version pour traçabilité.
  • En cas de contrôle URSSAF / inspection, le registre doit être présenté immédiatement — penser à le tester en mode hors-ligne (export local sauvegardé).
  • Les apprentis et stagiaires figurent au registre comme les CDI — pas de séparation légale obligatoire.
Liens utiles

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