Programmer un export de rapport automatique

Prérequis

• Rôle Directeur, Ressources Humaines ou Administrateur. Le menu Pilotage > Rapports n'apparaît pas pour un simple Manager (ce module n'est pas dans son menu, même s'il a une équipe) : réservé en pratique aux RH/Direction/Admin.
• Un rapport configuré (type, période, périmètre, format) — voir Générer un rapport personnalisé.
• Configuration SMTP active sur le tenant pour que les emails partent réellement.

Étapes

1. Aller sur Pilotage > Rapports > Générateur (/dashboard/reports/generate).
2. Configurer le rapport comme pour une génération classique :
   • Type de rapport : Pointage, Congés, Paie, Heures sup. ou Présence.
   • Période : dates Du / Au.
   • Périmètre : Entreprise, Direction, Équipe ou Employé.
   • Format : CSV, XLSX ou PDF.
3. Dans le bloc Sauvegarder & Planifier, ouvrir le menu Planification et choisir Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel (Aucun désactive la programmation).
4. Cliquer Sauvegarder comme modèle.
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir un Nom pour le modèle puis cliquer Enregistrer.
6. Un message confirme l'envoi automatique programmé (quotidien, hebdomadaire ou mensuel).

Fréquence et horaires

• Quotidien : tous les jours à 8h.
• Hebdomadaire : chaque lundi à 8h.
• Mensuel : le 1er du mois à 8h.

Ces horaires sont fixes (heure du serveur) — l'écran de création ne permet pas de choisir une heure personnalisée. Une tâche de fond vérifie les programmations toutes les 5 minutes et déclenche l'envoi dès que l'horaire est atteint.

Format et destinataires

• Le format choisi dans les paramètres (CSV, XLSX ou PDF) est celui utilisé pour chaque envoi programmé.
• L'écran de création ne propose pas de champ dédié pour choisir des destinataires : par défaut, l'email avec le rapport en pièce jointe est envoyé à la personne qui a créé le modèle. Pour cibler d'autres destinataires (liste séparée par virgules ou points-virgules), il faut passer par une modification technique du rapport — non disponible depuis l'interface actuellement.

Suivi des rapports programmés

1. Retrouver la liste sur Pilotage > Rapports > Tableau de bord (/dashboard/reports), section Rapports enregistrés.
2. Un badge Planifié apparaît à côté de chaque rapport dont la programmation est active.
3. Chaque envoi génère aussi un fichier consultable dans Pilotage > Rapports > Exports (/dashboard/reports/exports), au même titre qu'un export manuel — pratique pour retélécharger sans attendre le prochain email.

Période calculée

La programmation ne propose pas de mode de période dédié (type « mois précédent » ou « N-1 ») : à chaque déclenchement, le rapport recalcule ses données sur les 30 derniers jours glissants, sauf si des dates Du / Au fixes ont été enregistrées dans le modèle — dans ce cas elles sont reconduites telles quelles à chaque envoi.