Export « Préparation paie » (sans module de paie)

Prérequis

• Rôle Ressources Humaines (RH) ou Administrateur. Ce rapport agrège des données sensibles (arrêts, absences injustifiées, coût salarial) : contrairement aux autres rapports, ni Directeur ni Manager n'y ont accès, même s'ils voient le reste du module Rapports.
• Le menu Pilotage (qui contient Rapports) n'est de toute façon visible qu'aux rôles Directeur, RH et Administrateur dans la barre de navigation — un Manager n'y accède pas du tout. Seuls RH et Administrateur peuvent effectivement générer ce rapport précis ; un Directeur voit la carte mais se voit refuser l'accès côté serveur.
• Aucun besoin d'avoir généré des bulletins de paie dans HRTime au préalable — c'est justement l'intérêt de ce rapport (voir « Pourquoi sans module de paie » plus bas).

Étapes

1. Aller sur Pilotage > Rapports > Générateur (/dashboard/reports/generate).
2. Choisir la carte Préparation paie (icône calculatrice, violette) — description « Heures + congés pour paie externe / compta ».
3. Définir la période Du / Au et le périmètre (Entreprise, Direction, Équipe ou Employé).
4. Le format est automatiquement fixé sur Excel (XLSX) : les boutons CSV et PDF sont désactivés pour ce rapport, non pertinent pour un classeur multi-feuilles.
5. Cliquer Générer pour un export immédiat, ou passer par la section Sauvegarder & Planifier pour l'automatiser (voir plus bas).
6. Le fichier apparaît ensuite dans Pilotage > Rapports > Exports (/dashboard/reports/exports, page « Historique des exports »), téléchargeable pendant 7 jours.

Contenu du rapport

Le classeur Excel comporte :

• Une feuille Synthèse : une ligne par salarié actif, avec heures normales, heures sup. à 25 % et à 50 %, heures de nuit/dimanche/férié (affichées seulement si non nulles), jours travaillés, congés pris par type — les congés payés sont toujours affichés (même à 0 jour), les autres types (RTT, maladie, absence injustifiée…) n'apparaissent que s'ils ont réellement été posés sur la période — et les soldes de congés restants.
• Une feuille par direction : l'historique quotidien de pointage de ses salariés (date, heure d'entrée/sortie, heures travaillées, pause, heures sup., anomalie éventuelle).

Les heures supplémentaires sont calculées sur des semaines complètes rattachées au lundi (semaine ISO, au-delà du seuil hebdomadaire de l'entreprise) : une semaine à cheval sur deux mois n'est jamais tronquée, ce qui évite de sous-compter les heures sup. sur un mois qui ne débute pas un lundi.

Pourquoi « sans module de paie »

Contrairement au rapport Paie classique (qui lit les bulletins déjà générés dans HRTime), la Préparation paie recalcule tout en direct à partir des pointages bruts et des règles de temps du tenant. Elle ne dépend donc :

• ni d'avoir utilisé le module de paie interne de HRTime,
• ni d'avoir déjà généré des bulletins pour la période,

ce qui la rend utilisable pour transmettre les variables de paie du mois à un prestataire externe (cabinet comptable, logiciel de paie tiers) même si HRTime ne sert pas à établir les bulletins.

Programmer l'envoi automatique

1. Dans la section Sauvegarder & Planifier, choisir une Planification : Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
2. Définir la période couverte à chaque envoi : Mois précédent complet, Mois en cours, 30 derniers jours, ou Dates personnalisées (fige les dates choisies à l'étape 3 ci-dessus).
3. Optionnel : cocher Déposer aussi dans le coffre-fort pour archiver automatiquement l'export à chaque envoi (relevé individuel par employé ou rapport global).
4. Cliquer Sauvegarder comme modèle, donner un nom au modèle et valider.
5. Le rapport est régénéré automatiquement selon la fréquence choisie et envoyé par email, avec le fichier XLSX en pièce jointe, à votre adresse (l'écran ne propose pas de saisir d'autres destinataires pour ce modèle).