Gérer son abonnement SaaS

Cette fiche concerne les instances SaaS (HRTime hébergé par ManageMate). Si votre instance est installée chez vous (on-premise) ou en cloud dédié, la facturation est gérée hors plateforme et cette page affiche Facturation indisponible : reportez-vous à Activer une licence on-premise.

Prérequis

• Rôle Administrateur système (system_admin). Les autres rôles voient un écran Accès refusé — un responsable RH ou un manager ne peut pas modifier l'abonnement.
• Une carte bancaire valide enregistrée (voir Moyens de paiement et factures).

Ouvrir la page Facturation

1. Aller dans Administration.
2. Dans le menu latéral, section Système, cliquer Facturation (/dashboard/admin/billing).

La page regroupe quatre blocs : l'abonnement en cours, le coût estimé, les moyens de paiement et les factures.

Lire la carte « Abonnement actuel »

Une jauge d'utilisation apparaît sous ces informations pour les formules Starter et Pro. Elle passe à l'orange à partir de 80 % de la limite et propose un lien direct vers la formule supérieure. La formule Business n'affiche pas de jauge : son plafond n'est pas une limite d'usage.

L'icône ↻ en haut à droite de la carte force une resynchronisation avec Stripe. Utile si vous venez de payer une facture ou de modifier votre abonnement et que l'écran n'a pas encore été rafraîchi.

Changer de formule ou de cycle de facturation

1. Cliquer Changer de formule sur la carte Abonnement actuel.
2. Dans la fenêtre, sélectionner la formule voulue : Starter, Pro ou Business. Chaque carte rappelle le tarif par collaborateur, la limite d'effectif et les fonctions incluses.
3. Si vous choisissez Pro, un sélecteur Cycle de facturation apparaît : Mensuel ou Annuel, la remise annuelle étant affichée sur le bouton.
4. Un encadré récapitule le changement (ancienne formule → nouvelle formule, cycle) et affiche le coût mensuel estimé ainsi que l'économie annuelle éventuelle.
5. Cliquer Confirmer le changement.
6. Un message de confirmation s'affiche et la carte Abonnement actuel se met à jour.

Le changement prend effet immédiatement. Stripe calcule automatiquement la proration : la partie non consommée de votre période en cours est déduite, le complément est facturé sur la facture suivante. Vous ne payez jamais deux fois la même période.

Règles à connaître

• Starter est facturé uniquement au mois : le sélecteur de cycle n'apparaît pas pour cette formule.
• Un passage vers une formule inférieure est refusé si votre effectif dépasse la limite de la formule cible. Désactivez d'abord les comptes concernés, ou restez sur votre formule.
• La formule Business plafonne la quantité facturée : au-delà du plafond, les collaborateurs supplémentaires sont inclus sans surcoût.
• Le changement de formule modifie les fonctions disponibles (assistant ManageMate Intelligence, multi-site, SSO). Un module retiré redevient inaccessible dès la confirmation.

Période d'essai

Pendant l'essai, un bandeau Période d'essai en cours affiche le temps restant en haut de la page Facturation, avec un bouton Activer mon abonnement qui ouvre directement la fenêtre de choix de formule.

À la fin de l'essai, Stripe prélève automatiquement la carte enregistrée. Si aucune carte n'est valide, l'abonnement bascule en Paiement en retard : ajoutez une carte avant l'échéance pour éviter toute interruption.

Comprendre l'effectif facturé

La quantité facturée suit le nombre de collaborateurs actifs, pas le nombre de comptes créés :

• Elle est mise à jour automatiquement à chaque création, désactivation ou suppression de collaborateur.
• Une réconciliation automatique repasse plusieurs fois par jour pour corriger tout écart avec Stripe.
• Le bouton ↻ de la carte Abonnement actuel déclenche la même vérification à la demande.

Une variation d'effectif en cours de mois est facturée au prorata sur la facture suivante : inutile d'attendre une date anniversaire pour intégrer un nouvel arrivant ou un départ.

Add-ons ManageMate Intelligence

Les compléments de l'assistant IA (pack Volume, hébergement UE, modules Premium, packs de rallonge) se gèrent sur une page dédiée (/dashboard/admin/billing/mmi-addons), accessible par Administration > Système > Paramètres généraux > onglet ManageMate Intelligence, bouton Gérer les add-ons. Un raccourci est également proposé depuis l'écran de l'assistant IA.

• Souscrire : le bouton d'achat ouvre une page de paiement Stripe hébergée, puis vous ramène automatiquement dans HRTime une fois le paiement validé.
• Gérer via Stripe : visible sur un add-on actif, ce bouton ouvre le portail client Stripe. Vous y retrouvez l'historique de facturation, les moyens de paiement et, selon la configuration, la mise à jour de vos coordonnées de facturation. Le portail utilise le même compte client Stripe que votre abonnement principal.

Résilier ou réactiver

Résiliation : la résiliation n'est pas en libre-service dans l'interface. Adressez votre demande à votre interlocuteur ManageMate ou au support. Une fois enregistrée, la carte Abonnement actuel affiche Résiliation le JJ mois AAAA et un bandeau rappelle que le service reste ouvert jusqu'à la fin de la période déjà payée.

Réactivation : si votre abonnement est résilié ou en retard de paiement, un bandeau orange s'affiche en haut du tableau de bord, avec le nombre de jours restants avant désactivation et un bouton Réactiver. Il vous amène sur la page Facturation. Enregistrez une carte valide puis choisissez votre formule. La réactivation crée un nouvel abonnement (Stripe ne réactive pas un abonnement annulé) et ne rouvre pas de période d'essai.