Moyens de paiement et factures

Les moyens de paiement et les factures se gèrent depuis Administration > Système > Facturation (/dashboard/admin/billing), sur les instances SaaS uniquement. Le traitement des paiements est assuré par Stripe : HRTime n'enregistre jamais votre numéro de carte, seuls la marque, les quatre derniers chiffres et la date d'expiration sont affichés.

Prérequis

• Rôle Administrateur système (system_admin).
• Une carte bancaire acceptant l'authentification forte (3-D Secure) — obligatoire pour les paiements européens.

Ajouter une carte bancaire

1. Ouvrir Administration > Système > Facturation.
2. Dans le bloc Moyens de paiement, cliquer Ajouter.
3. Saisir le numéro de carte, la date d'expiration et le cryptogramme dans le formulaire sécurisé Stripe.
4. Cliquer sur le bouton de validation. Si votre banque le demande, la fenêtre d'authentification 3-D Secure s'ouvre : validez avec votre application bancaire ou le code reçu.
5. Le message Carte ajoutée avec succès confirme l'enregistrement et la carte apparaît dans la liste.

La première carte enregistrée devient automatiquement la carte par défaut, celle que Stripe prélève à chaque échéance. Elle porte le badge Défaut.

Remplacer la carte par défaut

L'interface ne propose pas de bouton pour désigner une autre carte comme carte par défaut : une carte ajoutée alors qu'une autre existe déjà n'est pas prélevée.

Pour changer de carte :

1. Ajouter la nouvelle carte (procédure ci-dessus).
2. Supprimer l'ancienne carte avec l'icône corbeille.
3. Vérifier que la nouvelle carte porte bien le badge Défaut ; sinon, la supprimer et la ré-ajouter une fois la liste vide.

Faites ce remplacement avant la date de renouvellement affichée sur la carte Abonnement actuel, jamais le jour de l'échéance.

Supprimer une carte

Cliquer sur l'icône corbeille à droite de la carte, dans le bloc Moyens de paiement. La suppression est immédiate.

Ne supprimez jamais la dernière carte enregistrée tant qu'un abonnement est actif : le prochain prélèvement échouerait et l'abonnement basculerait en Paiement en retard.

Consulter et télécharger ses factures

Le bloc Factures, en bas de la page, liste les 20 dernières factures avec, pour chacune : le numéro, la date d'émission, la période couverte, le montant et le statut.

Deux icônes sont disponibles en fin de ligne :

• Voir la facture ouvre la facture hébergée par Stripe, où figurent le détail des lignes et l'option de règlement si elle est impayée.
• Télécharger PDF enregistre la facture au format PDF, à transmettre à votre comptabilité.

Le bouton Charger plus affiche les factures antérieures par lots de 20.

Débloquer un paiement en échec

Quand un prélèvement échoue, Stripe fait plusieurs tentatives puis marque l'abonnement en Paiement en retard :

1. Une alerte rouge apparaît en haut de la page Facturation.
2. Un bandeau orange s'affiche en haut du tableau de bord, avec le nombre de jours restants avant désactivation et un bouton Réactiver.
3. Enregistrez une carte valide, puis ouvrez la dernière facture En attente avec Voir la facture et réglez-la depuis la page Stripe.
4. Cliquer sur l'icône ↻ de la carte Abonnement actuel pour resynchroniser l'état.

Si le statut reste bloqué après le règlement, contactez le support avec le numéro de facture.

Modifier ses coordonnées de facturation

Le nom et l'adresse e-mail portés sur les factures sont ceux enregistrés à la souscription. Deux possibilités pour les corriger :

• Si un add-on ManageMate Intelligence est actif, le bouton Gérer via Stripe de la page add-ons ouvre le portail client Stripe, où les coordonnées de facturation peuvent être mises à jour.
• Sinon, adressez la demande au support ManageMate en précisant la raison sociale, l'adresse de facturation, le numéro de TVA intracommunautaire et l'adresse e-mail destinataire des factures.

La raison sociale et le SIRET renseignés dans AdminCenter > Entreprise servent aux documents RH (contrats, bulletins) : ils ne remontent pas automatiquement sur vos factures d'abonnement.